Rationalisierung der Rechnungsfreigabe: Integration von Odoo und Bill.com

Bill.com & Odoo – Einführung

Die manuelle Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung kann ein zeitaufwändiger Prozess sein, der zudem sehr fehleranfällig ist. Dadurch erhöht sich oft das Risiko von Verzögerungen und unsachgemäßem Cashflow-Management. Um den gesamten Prozess der Rechnungsfreigabe zu rationalisieren, empfiehlt sich daher eine Integration von Odoo und Bill.com. ​​ 

Im Jahr 2025 nutzen bereits rund 21,099  Unternehmen weltweit Odoo. Die Integration von Odoo und Bill.com kann Unternehmen dabei helfen, den Lebenszyklus der Rechnungsgenehmigung zu automatisieren und zu verbessern. Durch die Vereinheitlichung des Finanz-Workflows mit Hilfe von Silent Infotech erhalten Unternehmen den Vorteil einer besseren Kontrolle und Compliance. Die fortschrittliche Zahlungsautomatisierung von Bill.com lässt sich gut mit den ERP-Funktionen von Odoo für die Rechnungserstellung kombinieren und trägt dazu bei, Echtzeittransparenz zu schaffen und Zeit für Unternehmen zu sparen.

Wenn Ihr Unternehmen mit großen Mengen an Lieferantenrechnungen zu tun hat oder über starre Rechnungsfreigabesysteme verfügt, helfen die Integrationen von Bill.com und Odoo von Silent Infotech, die Geschäftsabläufe zu vereinfachen. Dies hilft bei der Verbesserung der finanziellen Effizienz und steigert den Cashflow des Unternehmens. 

Warum scheitern herkömmliche Verfahren zur Genehmigung von Rechnungen?

Wenn es um die Genehmigung von Rechnungen geht, sind viele Unternehmen heute noch auf traditionelle oder manuelle Verfahren angewiesen. Trotz des technologischen Fortschritts empfinden die meisten Unternehmen den konventionellen Ansatz als einfach, aber er bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich. Einige der häufigsten Gründe, warum der manuelle Rechnungsfreigabeprozess scheitert, sind

Fehlende Rechnungen

Bei der manuellen Rechnungsstellung müssen alle Daten und Unterlagen an einem Ort aufbewahrt werden. Dies kann häufig zu verlegten oder fehlenden Rechnungen führen, was sich auf den gesamten Cashflow im Unternehmen auswirkt. Infolgedessen müssen Sie den Prozess von Anfang an beginnen, was sehr schwierig und zeitaufwendig sein kann. Normalerweise liegt die zulässige Fehlerquote bei der manuellen Rechnungsstellung bei etwa 1% . Unternehmen, die diesen Wert überschreiten, verlieren Millionen von Dollar. 

Hohe Verarbeitungskosten

Eine der größten Herausforderungen bei der traditionellen Rechnungsverwaltung ist die Einbeziehung von Bearbeitungskosten. Die manuelle Rechnungsstellung erfordert Druck-, Papier-, Lager- und Arbeitskosten. Darüber hinaus müssen sich wiederholende Aufgaben wie die manuelle Dateneingabe und -überprüfung erledigt werden, was Ihr Team in Anspruch nehmen kann. Infolgedessen kann sich das Team nicht auf seine Kernaufgaben konzentrieren, was sich für Ihr Unternehmen als kostspielig erweisen kann. 

Langsame Bearbeitung und Genehmigungsverzögerungen

Rechnungen müssen von allen Abteilungen über alle Stufen hinweg per E-Mail oder als physische Dokumente genehmigt werden. Die manuelle Bearbeitung nimmt oft viel Zeit in Anspruch, beeinträchtigt die Lieferantenbeziehungen und wirkt sich negativ auf den Zahlungszyklus aus. Die Automatisierung mit einer App zur Rechnungsfreigabe hingegen verkürzt die Bearbeitungszeit und sorgt für eine schnelle Bearbeitung aller Komponenten. 

Höheres Risiko von Rechnungsbetrug

Manuelle Fakturierungssysteme haben keine eingebauten Sicherheitssysteme, so dass es schwierig ist, gefälschte Rechnungen, nicht genehmigte Transaktionen und doppelte Zahlungen zu erkennen. Dadurch erhöht sich das Risiko des Rechnungsbetrugs, wodurch Unternehmen unter Umständen zusätzliches Geld verlieren. Das Fehlen einer automatisierten Validierung erschwert auch die Aufdeckung betrügerischer Aktivitäten, wodurch das Unternehmen finanzielle Einbußen erleidet. 

Tatsächlich geben,  40%  der Arbeitnehmer an, dass sie ein Viertel ihrer Arbeitszeit mit der manuellen Dateneingabe und der Erledigung sich wiederholender Aufgaben verbringen. Andererseits können durch die Automatisierung von Aufgaben Fehler um bis zu 80%. . reduziert werden. . Dies kann das Genehmigungsverfahren für Rechnungen beschleunigen und die rechtzeitige Aufrechterhaltung des Cashflows des Unternehmens gewährleisten.

Wie die Integration von Odoo und Bill.com funktioniert: Die wichtigsten Funktionen erklärt?

Die Integration von Odoo und Bill.com durch Silent Infotech   hilft bei der Schaffung eines einheitlichen Kreditorenbuchhaltungssystems, das den finanziellen Workflow innerhalb des Systems verbessert. Dadurch wird der manuelle Aufwand für die Kontrolle von Genehmigungen und Zahlungen reduziert. Einige der Schlüsselbereiche, in denen sich die Integration von Odoo Bill.com als besonders effektiv erweist, sind die folgenden:

1. Intelligente Rechnungserfassung und -abgleich

Bill.com empfängt Rechnungen per E-Mail oder durch manuelles Hochladen. Die fortschrittliche OCR-Technologie extrahiert dann alle wichtigen Daten wie Betrag, Fälligkeitsdatum, Rechnungsnummer und Verkäuferdaten. Danach wird die Rechnung automatisch mit Odoo synchronisiert, um die darin gespeicherten Bestellungen und Lieferantendaten abzugleichen. Bei der Synchronisierung werden Unstimmigkeiten wie Duplikate und fehlende oder falsche Einträge sofort markiert, bevor der Bill-Comm-Genehmigungsprozess beginnt. 

Die intelligente Funktion zur Erfassung und zum Abgleich von Rechnungen spart der Finanzabteilung Zeit, da sie die Konsistenz der Daten in allen Phasen sicherstellt. Da es keine manuellen Eingaben gibt, ist auch das Risiko von Fehlern oder Verlusten deutlich geringer, was zu einem optimierten Finanzmanagement führt. 

2. Erweiterte mehrstufige Genehmigungsworkflows

Die Integration von Silent Infotech Odoo und Bill.com spielt eine wichtige Rolle bei der Verbesserung der Geschäftsabläufe. Die dynamische Konfiguration kann für Genehmigungsregeln entscheidend sein. Die App für die Rechnungsfreigabe bestimmt dann verschiedene Kategorien wie Rechnungsbetrag, Projekt oder Kostenstelle, Lieferantentyp oder Risikostufe und Abteilung oder Geschäftseinheit.

 Bill.com wird die Metadaten der Rechnungen mit Odoo synchronisieren, und alle benutzerdefinierten Regeln werden schließlich ausgelöst. Mit einem strukturierten Workflow durch Integrationen erhalten Unternehmen den Vorteil einer standardisierten Kontrolle, die hilft, Engpässe zu reduzieren. Dies kann für Unternehmen äußerst effizient sein, um die Verantwortlichkeit über verschiedene Abteilungen hinweg zu verbessern und die Einhaltung von Vorschriften zu fördern. Eine ordnungsgemäße Verwaltung führt schließlich zu höheren Gewinnen und trägt auch zur Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter bei. 

3. Echtzeit-Warnungen und Sichtbarkeit

Echtzeittransparenz ist in Unternehmen in allen Prozessen äußerst wichtig, und der Rechnungsstatus ist einer davon. Eine große Bedrohung für die meisten Unternehmen ist die fehlende Überwachung des Rechnungsstatus, die oft den Cashflow-Zyklus im Unternehmen behindert. Die Integration von Odoo und Bill.com durch Silent Infotech hilft, den Rechnungsstatus, die Rechnungsgenehmigung und die Zahlungsbestätigung in Echtzeit zu überwachen. 

Die von Silent Infotech angepassten Odoo-Dashboards helfen dem Benutzer, sofortigen Zugriff auf ausstehende Genehmigungen, Aktualisierungen des Zahlungsstatus und das bevorstehende Fälligkeitsdatum der Rechnung zu erhalten. Da Unternehmen ständig auf dem Laufenden gehalten werden, wird der Genehmigungsprozess für Rechnungen schließlich rationalisiert, da die Aktualisierungen in einer vereinfachten Oberfläche verfügbar sind. Die Sichtbarkeit in Echtzeit fördert die Transparenz, was zu einer intelligenten Entscheidungsfindung beiträgt. Darüber hinaus werden alle Beteiligten auf dem Laufenden gehalten, und es besteht kein Risiko von Zahlungsverzug. 

4. Sichere, flexible Zahlungen

Sobald die Rechnungsfreigabe durch Odoo erfolgt ist, wird der Bill com-Freigabeprozess in Gang gesetzt. Die Art der Zahlung - automatisch oder manuell - am Fälligkeitstag kann je nach den Cashflow-Anforderungen des Unternehmens festgelegt werden. Es werden verschiedene Arten von Zahlungen unterstützt, wie z. B.: 

● Papierschecks  

● ACH-Überweisungen  

● Überweisungen (Inland und Ausland) 

Bei diesen Zahlungen werden jedoch verschiedene Sicherheitsfaktoren berücksichtigt, z. B. rollenbasierte Zugriffskontrolle, detaillierte Prüfpfade und Zahlungsprotokolle sowie Zwei-Faktor-Authentifizierung. Mit der erhöhten Sicherheit und Flexibilität durch die Integration von Bill.com und Odoo erhalten Unternehmen eine bessere Kontrolle. Daher werden die Lieferanten pünktlich bezahlt, und der Geldfluss im System wird aufrechterhalten.

Warum Silent Infotech wählen? Rationalisierung der Rechnungsfreigabe mit fachkundiger Odoo & Bill.com Integration  

Die Odoo-Berater können durch die Synchronisierung mit Bill.com zu einer ordnungsgemäßen Finanzverwaltung beitragen. Dies hilft bei der Rationalisierung von Zahlungsstatus, Genehmigungen und Rechnungen, wodurch der manuelle Aufwand reduziert und die Genauigkeit erhöht wird. Silent Infotech treibt mit der API-Integration von Drittanbietern und der Workflow-Automatisierung die Funktionalität voran.

Die professionellen ERP-Berater und Odoo-Berater fördern die Datengenauigkeit durch Transparenz für das Finanzsystem. Die Wahl von Silent Infotech bietet die Garantie der Anpassung des Odoo Buchhaltungsmoduls, der Analyse des gegenwärtigen Ansatzes und der notwendigen Änderungen, um mit zukünftigen Geschäftszielen übereinzustimmen. 

Es ist ratsam, sich für Silent Infotech zu entscheiden, wenn Sie einen intelligenteren, schnelleren und effizienteren Rechnungsfreigabeprozess wünschen, der durch eine fachkundige Odoo-Bill.com-Integration und bewährte ERP-Beratungsleistungen unterstützt wird. Dies hilft Unternehmen, in Echtzeit Einblicke in die finanzielle Leistung ihres Unternehmens zu erhalten und die Effizienz zu verbessern. ​ and backed by proven ERP consulting excellence. This helps businesses get real-time insights into business financial performance and improves efficiency.

Schlussfolgerung

Silent Infotech  agiert als Ihr strategischer Partner bei der Implementierung der Integration von Odoo und Bill.com. Durch die Anpassung der Integration hilft Silent Infotech, den Prozess der Rechnungsgenehmigung zu rationalisieren und die Genauigkeit zu erhöhen. Die Verwaltung von Kontoworkflows spielt eine wichtige Rolle bei der Bereitstellung von Lösungen, die mit den Unternehmenszielen übereinstimmen. Die Odoo-Experten von Silent Infotech helfen bei der Vereinfachung von Finanzoperationen, während sich Ihr Team auf die wichtigsten Wachstumschancen zur Verbesserung der Leistung konzentriert. ​ in simplifying financial operations while your team focuses on core growth opportunities to improve performance.